附件十：黑龙江农垦林业职业技术学院学生档案管理办法

　　学校学生档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料，并进行规范化管理，使之有效地为国家和社会选拔人才服务，为社会主义现代化建设服务。
一、学生档案管理工作人员职责：
（一）热爱本职工作，认真、细致、公道、正派，坚持原则，不徇私情；
（二）遵守保密制度，不得擅自将档案带出档案室，不得向外人透漏档案内容，确保档案室安全；
（三）接收新生档案，配合有关部门做好新生资格审查工作；
（四）做好学籍变动学生档案的调整和处理；
（五）及时提供符合规定的档案查阅工作；
（六）负责毕业生档案材料的整理、审查、归档和转递工作；
（七）积极开展科研工作，逐步实现档案管理科学化和现代化。
二、档案材料的收集：
（一）新生入学时把档案交给班主任，由班主任统一审核本班学生档案，（新生档案内容包括：报考档案袋、普通高校招生考生登记表、普通高校招生体格检查表、普通高中毕业生登记表、考试成绩单）催促未交档案或档案内容不全的学生及时补交档案，初中起点学生由学院统一调档、整理，整理后由学院统一把结果公布给学生，由班主任督促没有档案的学生及时补交档案。
（二）以系为单位到学工处领取我院档案袋，以班级为单位建立学生档案，上附学生花名册。
（三）以系为单位把按班级整理好的学生档案交到学工处，由学工处统一保管。
（四）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。
三、归档材料的主要内容：
（一）学生入学登记表；
（二）毕业生登记表；
（三） 入党（团）材料；
（四）奖学金登记表；
（五）在校期间奖励、表彰以及惩处决定；
（六）学年鉴定表；
（七）新生入学体检表和毕业体检表；
（八）学生在校期间成绩单；
（九）参与社会实践活动登记表；
（十）学生在校期间参加各种社会实践活动获得的实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明；
（十一）毕业报到证；
（十二）学生原始档案；
（十三）其他可供组织参考的有保存价值的材料。
四、毕业生档案发放：
学生毕业时由系部安排专门人员装封学生档案。
具体步骤如下：

（一）以系为单位到学工处领取学生原始档案。
（二）由班主任和学生填写学生登记表及毕业生登记表，由班主任统一到系办、学院盖章后装入学生档案。
（三）毕业生成绩：教务处提供盖章后装入学生档案。
（四）装入其它学生在校时的可供参考的有保存价值的材料。
（五）填写档案袋内容。
（六）由学工处将学生报到证底联装入档案，以报到地址依据填写档案邮寄地点，并检查档案内容。
（七） 由学工处封档案盖章后统一邮寄。

五、档案的转递：
（一）根据国家大、中专毕业生就业工作的有关政策规定，在规定的自由择业期内学校可要根据毕业生申请将档案存放在学校。择业期内就业的，学校根据毕业生就业情况将档案发往其就业单位人事部门。
（二）档案材料的转递必须通过机要交通或派专人送取，原则上不准自带。
（三）转递毕业生档案时学校要再次审核，必须保证完整齐全，不得扣留或分批转出。
（四）转递毕业生档案必须按“学生档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。
六、档案的查阅方法：
（一）因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要，可以查阅学生档案。其他需要或校外单位单位因公需要查阅学生档案的，经学校档案管理部门批准，可能根据需要提供部分或全部档案材料。
（二）比业生档案一般应由学生所在院系（部）行政办公室老师查阅，如确系工作需要，校内其他党政部门也可查阅。
（三）学校以外单位需要查阅毕业生档案时，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅。
七、档案室要做到：防火、防盗、防潮、防腐。
八、本规定解释权归学工处。