省教育厅高校档案工作检查组
来学院检查指导工作

　　2007年10月26日至27日，省教育厅高校档案工作检查组一行五人，在教育厅办公室档案科科长祁欣的带领下，来到我院检查指导工作。学院分管档案工作领导、纪委书记、工会主席刘景波及学院办公室有关同志先后进行了工作汇报。
　　我院是2003年3月由中专校晋升为高职学院的。学院现有档案室共四间，总面积100平方米。档案总数量为192007卷（件），照片1860张、影音资料32张（盘）等。
　　档案管理工作作为基础性工作，在晋升高职学院中发挥了不可替代的作用，得到了学院上下的普遍认可，并摆上了学院的工作日程。2007年7月学院派档案员参加省教育厅组织的工作会议，并认真贯彻落实会议精神，强化档案管理工作。学院档案室位于行办楼三楼，库房、阅览室和办公室等均分设，灭火器等防护设施基本齐全，几年来没有发生不安全事故。
　　2007年是《中华人民共和国档案法》颁发实施20周年，也是省教育厅促进高校档案工作全面发展的一年，学院以此为契机，不断完善制度建设，重新制定了《档案室管理制度》、《档案保管制度》、《档案的鉴定与销毁制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案借阅制度》、《档案立卷归档制度》等，并制作图板上墙，建立了学院归档范围，充分利用学院校园内网，构建档案工作联网组织，对于适合公开的相关存档文字及图片资料进行网上传输，提高了办公效率。
　　工作中力求严格执行立卷归案制度，收发文登记制度，按照要求进行资料搜集、整理、归类、保管等日常工作，基本做到了归档文件材料在文件形成和处理过程中的联系分类整理立卷，并严格区分保管期限，基本做到了管理有序、合理分类存放。也有利地为教育教学提供了良好服务。2004年学院投资170万元改暖、2005年投资600多万元教学建筑维修、2006年投资330万元锅炉更新及管道改建以及今年的教学主楼维修，档案部门及时、有效地提供档案图纸及相关资料，保证了各项工作的安全、顺利实施。
　　学院基础比较薄弱，资金状况一直紧张，但在这种情况下，学院对档案管理投入力度较其他处室大，近三年来，先后两批次添置和更新现代化设备，有学院最先进的计算机、打印机、传真机、数码照相机和数码摄像机等，同时，充分发挥校园网的作用，设置“档案管理”专栏，将《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及有关档案管理方面的各项规章制度、总结、计划、要点等上传网站，定期增添新内容，以此扩大宣传教育面。
　　此次检查工作以听取工作汇报、现场实地查看档案、档案工作管理文件和工作记录以及与有关人员交谈等方式进行，经过检查组内部汇总讨论，形成如下意见：
　　一、学院领导十分重视档案工作，认识到位；学院成立了由主管领导担任组长的档案工作领导小组；档案工作纳入了学院的年度工作计划和工作总结之中；按照学院的实际配备了必要的档案管理用房和先进的档案管理设施和设备。
　　二、学院建立了比较完善的档案管理规章制度，配备了基本满足工作需要的专（兼）职档案工作人员，档案工作人员责任心强，工作认真，有较好的工作基础。
三、开展了形式多样的档案宣传教育和业务培训工作，提高了专（兼）职档案工作人员的业务素质和全员档案意识。
　　最后，检查组在进行业务指导基础上，希望学院进一步完善档案的归档范围和分类编号方案，全面推行部门立卷；伴随着学院的发展加强档案基础设施建设，加快档案现代化管理的进程，以进一步适应档案工作的发展，满足学院工作的需要，提高档案利用的效率，更好地为学院各项工作服务。